สิ่งที่คาดหวังจากซอฟต์แวร์ประมวลผลรายงานค่าใช้จ่าย – อะไรจะเกิดขึ้น?

ระบบการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่มีคุณลักษณะรายการเรียกร้องทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้ขายที่ได้รับมอบหมาย และตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ของพวกเขาอยู่ในขั้นตอนการชำระเงินหรือไม่

ซอฟต์แวร์สำหรับรายงานค่าใช้จ่ายถูกใช้โดยองค์กรหลายแห่ง การโพสต์โดยแขกทั้งส่วนตัวและสาธารณะ เพื่อเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายที่สมบูรณ์ ทันสมัย และสมบูรณ์ บัญชีประกอบด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทางรวมทั้งการขายและค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายในการบริหารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจรับจดทะเบียนบริษัท ชุดซอฟต์แวร์เหล่านี้ออกแบบมาเพื่อให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์มีสองประเภท: บนเว็บและเดสก์ท็อป แต่ละประเภทมีจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง

ซอฟต์แวร์การรายงานค่าใช้จ่ายทางเว็บเป็นแพลตฟอร์มกลางเดียวที่ช่วยให้คุณเข้าถึงโปรไฟล์ผู้ใช้ต่างๆ ได้หลากหลาย ซึ่งช่วยให้สามารถผลิตรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับแผนกต่างๆ ได้พร้อมกัน และไม่จำเป็นต้องปรับใช้พนักงานเพื่อสร้างรายงานสำหรับแต่ละแผนก นอกจากนี้ยังช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเมื่อแผนกต่างๆ เติบโตขึ้น ชุดซอฟต์แวร์ทั่วไปประกอบด้วยซอฟต์แวร์การจัดการอาณาเขต นั่นคืออุปกรณ์ POS ความสามารถในการส่งออกข้อมูล และสามารถเชื่อมต่อรายงานกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบบัญชีหรือบัญชีเงินเดือน

ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปต้องการการตั้งค่าเพียงเล็กน้อยและโดยปกติแล้วจะติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ จากนั้นให้เข้าสู่ระบบด้วยระบบบัญชีที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่กำหนดเอง ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องตลอดจนพิมพ์ข้อมูล ข้อเสียเปรียบหลักของโปรแกรมประเภทนี้คือไม่มีความสามารถในการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแผนกหรือเพื่อศึกษาธุรกรรมในอดีต ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปโดยทั่วไปได้รับการออกแบบสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ เนื่องจากจะไม่เป็นประโยชน์กับธุรกิจขนาดเล็กที่ปกติจะทำใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของตนเอง

ในการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้างรายงานค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ใช้ควรสามารถกำหนดข้อมูลประเภทต่างๆ ที่จำเป็นได้ ฟิลด์อินพุตพื้นฐานอธิบายไว้ด้านล่าง ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกบัญชีที่ต้องการป้อน รวมทั้งจำนวนหน่วยธุรกิจที่จะรวมเมื่อทำธุรกรรมเสร็จสิ้น นอกจากนี้ยังระบุบุคคลที่จะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับบริการ วันที่ที่ทำธุรกรรมและจำนวนเงินที่จะเรียกเก็บเงิน และลูกค้าที่จะเรียกเก็บเงินสำหรับบริการ สามารถป้อนข้อมูลเพิ่มเติมได้เมื่อตัวแทนต้องการ

การเรียกร้องทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยในการควบคุมธุรกรรมที่เกิดซ้ำ ส่วนถัดไปของรายงานค่าใช้จ่ายจะให้ข้อมูลจริงเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ประกอบด้วยวันที่และมูลค่าของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ รวมถึงรหัสบริการและบริการเฉพาะที่ทำสัญญา บรรทัดต่อไปนี้ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับสัญญาที่ให้ไว้เดิม รหัสบริการสำหรับบริการที่ทำสัญญา และรายละเอียดของบริการที่เกี่ยวข้องกับสัญญาบริการ

หลังจากอธิบายข้อมูลประเภทต่างๆ แล้ว รายการสุดท้ายคือจำนวนเงินดอลลาร์จริงที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมแต่ละรายการ ฟิลด์ส่วนใหญ่จะแสดงรายการภายในบัญชีค่าใช้จ่ายตามชื่อของผู้จัดจำหน่ายหรือรหัสบริการ หรือคำอธิบายบริการ จะมีสามบรรทัดขึ้นไปเพื่อระบุมูลค่าที่แท้จริงของดอลลาร์ หากจำนวนเงินรวมของต้นทุนทั้งหมดและจำนวนเงินในสัญญาเริ่มต้นเท่ากัน จะต้องบันทึกช่องคำศัพท์ไว้ที่นี่ รายการสุดท้ายในรายงานค่าใช้จ่ายคือสถานะของการปฏิเสธการชำระเงิน ซึ่งระบุด้วยเครื่องหมายดอกจัน ในกรณีที่มีการชำระเงินในฟิลด์ อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้กำลังถูกจัดส่ง