เพื่อพบหรือไม่พบ … คำถามคืออะไร

เพื่อพบหรือไม่พบ … คำถามคืออะไร

การประชุมอาจเป็นการเสียเวลาทั้งหมดหรือเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลังและมีประสิทธิผลที่ช่วยแก้ปัญหากระตุ้นความคิดส่งเสริมจิตวิญญาณของทีมและสร้างการกระทำ ผลลัพธ์อยู่ที่การวิ่ง การประชุมที่ได้รับการจัดการและจัดการอย่างดีย่อมให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในขณะที่การประชุมที่ได้รับการจัดการอย่างไม่ดีมีวัตถุประสงค์และขาดสมาธิคือการเสียเวลาและเงินขององค์กรไปอย่างสิ้นเชิง

จากการสังเกตของฉันที่ทำงานกับ บริษัท ต่าง ๆ นับร้อยฉันสังเกตเห็นว่าผู้คนดูเหมือนจะมีการประชุมมากขึ้นสนุกกับมันน้อยลงและหงุดหงิดที่พวกเขามีเวลาน้อยมากที่จะได้งาน “ที่แท้จริง” ของพวกเขา พวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับการประชุมว่าเป็น“ ความชั่วร้ายที่จำเป็น” การวิจัยที่ดำเนินการโดย Annenberg School of Communications ที่ UCLA และศูนย์วิจัยการฝึกอบรมและพัฒนาของมหาวิทยาลัยมินนิโซตาแสดงให้เห็นว่าผู้บริหารโดยเฉลี่ยใช้เวลาทำงาน 40-50% ในการประชุม การศึกษายังชี้ให้เห็นว่ามากถึง 50% ของเวลาการประชุมนั้นไม่ก่อผลและใช้เวลามากถึง 25% ในการอภิปรายปัญหาที่ไม่เกี่ยวข้อง

ฉันมีมากกว่าส่วนแบ่งที่เป็นธรรมของฉันของการประชุมที่ไม่ดีและน่าเกลียดทั้งในฐานะพนักงานที่ได้รับค่าจ้างและในฐานะอาสาสมัคร ฉันยังได้สัมผัสถึงความพึงพอใจอันยอดเยี่ยมจากช่วงการผลิตรวมถึงความหงุดหงิดและความโกรธจากช่วงที่ไม่มีประสิทธิภาพ ฉันเชื่อว่ากุญแจสู่ความสำเร็จไม่เพียงอยู่ในการเตรียมการและองค์กร แต่ยังรวมถึงวิธีการจัดการประชุมด้วย เมื่ออาตมาและพลังงานสามารถถูกวางไว้ได้มันง่ายกว่ามากที่จะไปกับงานในมือ

ทั้งหมดนี้ขอให้ถามว่า“ การประชุมมีความจำเป็นจริง ๆ หรือไม่?” บางครั้งพวกเขาและบางครั้งก็ไม่ ปัญญาคือการรู้ถึงความแตกต่างและเข้าใจคำถามหลักนี้อย่างเต็มที่

การประชุมจำเป็นหรือไม่

โดยธรรมชาติซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสังคมของเราคือความต้องการที่จะมาร่วมกับผู้อื่นในการแบ่งปันข้อมูลการตัดสินใจวางแผนพูดคุยพูดคุยกันเถียงคำถามถกเถียงความแตกต่างเปรียบเทียบบันทึกซุบซิบและอีกมากมาย ครอบครัวโรงเรียนคลับธุรกิจและรัฐบาลประกอบด้วยกลุ่มผู้ชายผู้หญิงและเด็กทุกคนมารวมกันเพื่อจุดประสงค์เฉพาะ ทั้งหมดนี้หมายความว่าการประชุมเป็นหน้าที่ตามธรรมชาติของการดำรงอยู่ของเรา

ในฐานะมนุษย์เราต้องการการเชื่อมต่อกับผู้อื่นเพื่อความอยู่รอด มีเพียงไม่กี่คนที่เลือกที่จะเป็นนักพรตและแยกตัวเองออกจากผู้อื่น แม้ว่าฉันแน่ใจว่าเช่นฉันคุณหลายคนที่อ่านสิ่งนี้อาจมีความแปลกใจเกี่ยวกับการอยู่คนเดียวบนเกาะทะเลทรายไกลจากการทดลองและความยากลำบากในชีวิตประจำวัน เราต้องเป็นของสื่อสารและแบ่งปันจุดประสงค์ร่วมกันกับบุคคลที่มีลักษณะคล้ายกัน

ความจริงก็คือการทำสิ่งต่าง ๆ ตามลำพังไม่ว่าช่วงเวลาใดจะเป็นการต่อต้าน มันก็ต่อเมื่อเราทำงานร่วมกับผู้อื่นและรวมทรัพยากรของเราว่าสิ่งต่าง ๆ ได้รับการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประชุมมีความจำเป็นมากยิ่งขึ้นเพื่อความอยู่รอดของผู้คนด้วยผู้ประกอบการที่ดำเนินงานจากธุรกิจ จดทะเบียนบริษัท ที่อยู่ในบ้านพนักงานสื่อสารโทรคมนาคมหรือทำงานไม่ จำกัด ชั่วโมงต่อหน้าหน้าจอคอมพิวเตอร์ ความต้องการการมีปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์เป็นสิ่งสำคัญ
ไม่ต้องพูดถึงความจริงที่ว่าการประชุมยังลดหรือกำจัดกิจกรรมที่สิ้นเปลืองเวลาที่นิยมเช่นแท็กโทรศัพท์อีเมลที่ไม่จำเป็นหรือกระดาษจำนวนมาก

แต่เมื่อเราพิจารณาการประชุมทางธุรกิจมากมายที่เกิดขึ้นทุกปีมีหลายคนที่คุณรู้จักเช่นเดียวกับฉันซึ่งไม่ควรเกิดขึ้น ตอนนี้คำถามมูลค่า $ 64,000 คือ“ เมื่อไรที่จะมีการประชุม (และเมื่อใดที่จะไม่)

สิบสามเหตุผลในการจัดประชุม?

การตัดสินใจที่จะจัดประชุมควรพิจารณาอย่างจริงจังเนื่องจากมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่เกี่ยวข้องทั้งทางตรงและทางอ้อม – เวลาและประสิทธิภาพของคนตัวอย่างเช่น ดังนั้นสิ่งแรกคือสำหรับผู้ที่ต้องการจัดประชุมเพื่อกำหนดความจำเป็นในการพบปะ นี่คือรายการเหตุผลสำคัญสิบสามข้อที่ผู้คนต้องพบ:

เพื่อสื่อสารหรือขอข้อมูลที่สำคัญ
·เมื่อคุณต้องการมติกลุ่ม
·เพื่อตอบคำถามหรือข้อสงสัย
·เมื่อคุณต้องการการตัดสินใจหรือการประเมินปัญหา
·เมื่อคุณต้องการการยอมรับหรือการสนับสนุนแนวคิด
·เพื่อขายความคิดผลิตภัณฑ์หรือบริการ
·เพื่อระดมความคิด
·เพื่อแก้ปัญหาความขัดแย้งหรือความคิดเห็นที่แตกต่าง
·เพื่อสร้างความรู้สึกเป็นทีม
·เพื่อให้การฝึกอบรมหรือการชี้แจงโครงการ
·เพื่อเปลี่ยนการรับรู้หรือทัศนคติ
·เพื่อให้ความมั่นใจในปัญหาหรือสถานการณ์
·เพื่อสร้างการรับรู้หรือความสนใจในแนวคิดสถานการณ์หรือโครงการ

สิบสามเหตุผลที่จะไม่จัดประชุม?

การประชุมอาจกลายเป็นเรื่องเสพติดได้ง่ายดังนั้นก่อนที่คุณจะกำหนดเวลาการประชุมอีกครั้งเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ประชุมด้วยเหตุผลที่ผิด ต่อไปนี้เป็นเหตุผลสิบสามข้อที่ไม่ต้องจัดการประชุม:

·เมื่อคุณพบกันเพื่อนัดพบ – เวลาเดียวกันสถานที่เดียวกันทุกสัปดาห์
·เมื่ออัตตาของใครบางคนเข้ามาขวางทางและพวกเขาต้องการให้ความสำคัญและควบคุม
·เมื่อข้อมูลสามารถสื่อสารได้อีกทางหนึ่ง
·เมื่อคนสำคัญไม่พร้อมใช้งาน
·เมื่อผู้เข้าร่วมไม่มีเวลาเตรียม
·เมื่อการตัดสินใจของคุณและคุณไม่ต้องการข้อมูลใด ๆ
·เมื่อการตัดสินใจของคุณขัดแย้งและมีแนวโน้มที่จะสร้างการต่อต้าน
·เมื่อค่าใช้จ่ายสูงกว่าผลประโยชน์
·เมื่อปัญหาอื่น ๆ ทำให้การตัดสินใจไม่ชัดเจน
·เมื่อหัวข้อเป็นความลับ
·เมื่อไม่มีอะไรจะได้รับหรือสูญหายโดยไม่ต้องมีการประชุม
·เมื่อคุณไม่มีอะไรทำและอยากยุ่ง
·เมื่อคุณต้องการข้ออ้างที่จะออกจากสำนักงาน

สารทดแทนการประชุมสามัญแปดประการ

หากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้วว่าคุณตัดสินใจว่าไม่จำเป็นต้องมีการประชุม นอกเหนือจากกระแสจิตและนกพิราบผู้ให้บริการแล้วที่นี่มีการประชุมสามัญแปดรายการทดแทน:

·จัดการประชุมทางโทรศัพท์
·เขียนบันทึก (ไม่เกินหน้า)
·เขียนรายงานสั้น ๆ
·แฟกซ์ข้อมูลของคุณ
·ส่งข้อมูลของคุณทางอีเมล
·โพสต์ข้อมูลบนอินทราเน็ตของ บริษัท
·จัดเรียงชุดของการสนทนาแบบหนึ่งต่อหนึ่ง
·ทำอาหารเช้าอาหารกลางวันหรืออาหารเย็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการทำความรู้จักกับคนอื่นให้ดีขึ้น

การประชุมที่มีประสิทธิภาพคืออะไร

ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้าการประชุมเพื่อประโยชน์ในการประชุมเป็นการเสียเวลาและมีแนวโน้มที่จะไม่ได้ผลทั้งหมด นอกเหนือจากการวางแผนและการเตรียมการประชุมใด ๆ สิ่งสำคัญที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับการรับรู้ของผู้เข้าร่วม

การรับรู้ของบุคคลคือความจริงของพวกเขาซึ่งหมายความว่าประธานรู้สึกดีเกี่ยวกับการประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นความรู้สึกของผู้เข้าร่วม ในความเป็นจริงความคิดเห็นบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้หลายวันหรือหลายสัปดาห์หลังจากนั้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีการกระทำหรือไม่ได้รับผลจากการตัดสินใจในที่ประชุม

เมื่อนึกถึงสิ่งนี้เราจะพูดถึงความรู้สึกในเชิงบวกบางอย่างที่ผู้คนจะได้รับเพื่อช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ที่นี่มีสิบพื้นที่ทั่วไป:

1. เมื่อผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันและมีส่วนร่วมอย่างเปิดเผย
2. เมื่อความคิดแปลกประหลาด / ความคิดสร้างสรรค์จะได้รับเวลาออกอากาศ
3. เมื่อผู้เข้าร่วมเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการตัดสินใจ
4. เมื่อผู้เข้าร่วมรู้สึกดีกับการตัดสินใจที่ตกลงกัน
5. เมื่อการตัดสินใจมีคุณภาพสูงและจะทำให้โครงการก้าวหน้า
6. เมื่อผู้เข้าร่วมเห็นการดำเนินการอันเป็นผลมาจากการตัดสินใจที่ตกลงกัน
7. เมื่อการประชุมเริ่มต้นและสิ้นสุดลงตรงเวลา
8. เมื่อครอบคลุมทุกวาระ
9. เมื่อไม่มีผู้เข้าร่วมคนใดได้รับอนุญาตให้ครอง
10. เมื่อผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าเป็นกลุ่ม

การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพคืออะไร

เนื่องจากเราใช้เวลาในการเขียนรายการด้านบวกบทความวิทยาศาสตร์มันเป็นเพียงการกรอกภาพและดูความรู้สึกและความคิดเห็นเชิงลบบางอย่าง ต่อไปนี้เป็นพื้นที่ทั่วไปสิบประการ:

1. เมื่อมีการเรียกประชุมเพราะมันผ่านไประยะหนึ่งแล้วตั้งแต่การประชุมครั้งก่อน
2. เมื่อการประชุมถูกเรียกเพื่อค้นหาว่าผู้คนกำลังทำโครงการอะไรอยู่
3. เมื่อการประชุมใช้เวลานานเกินความจำเป็น
4. เมื่อผู้เข้าร่วมคนหนึ่งได้รับอนุญาตให้ครองการประชุมทั้งหมด
5. เมื่อการประชุมเป็นบทสนทนาแบบทางเดียว
6. เมื่อไม่มีความสมบูรณ์และรายการที่กล่าวถึงถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีแผนปฏิบัติการ
7. เมื่อผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมอนุญาตให้มีการพูดคุยกันในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง
8. เมื่อความคิดแปลกประหลาด / ความคิดสร้างสรรค์ถูกไล่ออกโดยไม่มีความคิดที่สอง
9. เมื่อการประชุมมีประเด็นการอภิปรายที่ไม่เกี่ยวข้องกับคนที่อยู่
10. เมื่อมีคนเข้าร่วมจำนวนมากและประสิทธิภาพของกลุ่มลดลง