หลังจากเกิดเหตุการณ์ร้ายแรงขององค์กร เช่น Enron และ Worldcom กฎหมายด้านการปฏิบัติตามกฎหมายที่เข้มงวดมากขึ้นได้รับการเผยแพร่ทั่วโลกเพื่อให้มั่นใจว่าผู้จัดการธุรกิจและผู้บริหารมีความรับผิดชอบต่อการกระทำของตนมากขึ้น
มาตรฐานการปฏิบัติตามกฎฉบับล่าสุดเน้นที่ความรับผิดชอบและการควบคุมในกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งสำคัญที่สุดคือการไหลของเอกสารและการจัดการข้อมูล มีสองประเด็นหลักในการบังคับให้ปฏิบัติตามคือ:
1.หน้าที่ขององค์กรในการดูแลในการบังคับใช้มาตรฐาน ความจำเป็นในการคุ้มครองตามกฎหมายในกรณีที่มีการดำเนินคดีหรือข้อพิพาท การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ใช่ทางเลือก บริษัท มีความเสี่ยงที่จะต้องเสียค่าปรับและผู้บริหารสามารถรับผิดชอบต่อบุคคลได้หากข้อมูลไม่เป็นไปตามที่กำหนด ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ธุรกิจจะต้องตรวจสอบระเบียบข้อบังคับทั้งหมดไม่เพียง แต่จะมีผลกระทบต่อพื้นที่การดำเนินงานเฉพาะ แต่ยังรวมถึงกฎหมายทั่วไปที่มีผลกระทบต่อธุรกิจโดยทั่วไป
2.การแจกจ่ายเอกสารเพื่อการอนุมัติไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเอกสารหรือแบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดปัญหาเรื่องความปลอดภัย ใครคือผู้มีอำนาจในการเข้าถึงเอกสารและข้อมูลใดที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ภายใน? นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องปฏิบัติตามกฎหมายเช่นกฎหมาย Sarbanes Oxley Act ซึ่งใช้กับ บริษัท ของสหรัฐฯและ บริษัท ย่อยในต่างประเทศ และในประเทศอังกฤษพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลและเสรีภาพในการแสดงข้อมูล
ซอฟต์แวร์ประมวลผลเอกสารเช่นระบบ TokOpen ของ Tokairo จะจัดการกับความท้าทายเหล่านี้และบังคับให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติ การดำเนินการทุกอย่างเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสารแต่ละครั้งจะได้รับการตรวจสอบการเข้าถึงจะ จำกัด เฉพาะบุคลากรที่ระบุและการดำเนินการที่พวกเขาสามารถดำเนินการได้จะถูกควบคุมด้วย ซอฟต์แวร์สามารถ จำกัด การเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ภายในเอกสารแก่ผู้ใช้หรือกลุ่มที่กำหนดไว้ภายในองค์กรได้
ความสามารถในการให้ข้อมูลที่แตกต่างกันในเอกสารที่ผู้ใช้คนอื่นเห็นจะทำให้ความต้องการที่แตกต่างกันของพระราชบัญญัติการคุ้มครองข้อมูลและเสรีภาพในการแสดงข้อมูลสามารถทำได้โดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องทำสำเนาเอกสาร
ความยืดหยุ่นนี้ยังสามารถขยายไปยังลำดับชั้นของการอนุมัติตามมูลค่าของใบแจ้งหนี้ ดังนั้นหากสมาชิกของพนักงานไม่ได้รับอนุญาตให้อนุมัติการชำระเงินของใบแจ้งหนี้เกินกว่า 500 ปอนด์เช่นนั้นก็ยังคงสามารถตรวจสอบได้โดยพวกเขา แต่จะสามารถเพิ่มระดับการชำระเงินให้กับหัวหน้างานได้ดีขึ้น และเมื่อคุณจะปฎิบัติตามกฎระเบียบคุณจะต้องทำการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วน อีกด้วย